Fungsi Organisasi
Setiap organisasi terutama yang besar, secara makro akan menangani tiga fungsi Pokok, yaitu : (1) fungsi perumusan strategi organisasi (corporate strategy) yang lebih bersifat kebijakan, (2) fungsi perumusan strategi alokasi sumber daya (resources allocation strategy) yang cenderung lebih bersifat taktikal, dan (3) fungsi pelaksanaan kegiatan merupakan proses mewujudkan tujuan organisasi (operasional organisasi) yang cenderung lebih bersifat operasional.
Fungsi perumusan strategi organisasi sering juga digunakan istilah “grand strategy”, termasuk diantaranya adalah perumusan visi, misi, tujuan (objective), kebijakan (policy), dan strategi, serta perencanaan tentang bagaimana pengorganisasian (organization planning) seluruh kegiatan dalam menjalankan strategi tersebut. Organization planning memberikan arah kepada setiap awak organisasi, kemana organisasi akan dibawa ke masa yang akan datang.
Ditinjau secara hirarki, fungsi ini berada pada tingkatan tertinggi. prosesnya memerlukan pemahaman yang mendalam serta analisis yang cermat dan cerdas tentang berbagai perkembangan kondisi lingkungan strategik, seperti perkembangan teknologi, ekonomi sosial budaya, politik, bahkan bagi beberapa organisasi diperlukan kajian tentang sejarah masa lalu. Permasalahan yang dihadapi sangat kompleks dan dinamis, sehingga penuh ketidakpastian, namun harus dapat dikenali secara cerdas untuk mengurangi tingkat ketidakpastian tadi. Untuk itu diperlukan personil yang memiliki daya abstraksi kuat, kemampuan yang solid dalam melakukan analisis terhadap perkembangan lingkungan strategik, serta melakukan sintesa terhadap perkembangan iptek. Tujuan utama dari penyelengaraan ini adalah tercapainya tujuan secara efektif.
Fungsi perumusan strategi alokasi sumber daya diselenggarakan dengan melakukan berbagai kegiatan yang menjembatani antara tingkatan strategik yang cenderung bersifat “abstrak”, dengan tindakan operasional yang bersifat lebih fisikal. Kegiatan tersebut antara lain pengembangan organisasi, perumusan sasaran yang konkret dan terukur, program-program untuk mencapai sasaran, serta menetapkan jumlah sumberdaya yang harus dikerahkan untuk mendukung setiap program guna mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan. Dalam berbagai literature, khususnya metode dan sistem yang digunakan dalam penyelengaraan fungsi ini, lebih dikenal dengan PPBS (Planning, Programing, and Budgeting System). Tujuan utama digunakan PPBS adalah untuk dapat mencapai Tujuan organisasi secara optimal (efisien dan efektif)
Pemahaman terhadap perkembangan lingkungan strategik serta kondisi internal organisasi sangat diperlukan dalam menjalin fungsi ini. Oleh karena itu, kondisi lingkungan yang dihadapi Sebagian bersifat kurang pasti, Sebagian lagi bersifat lebih pasti, sehingga dapat dikalkulasi tingkat probabilitas kejadiannya. Oleh karena itu kapasitas kemampuan personil yang dibutuhkan adalah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang solid dalam merumuskan sasaran strategis organisasi, Rencana implementasinya dalam bentuk program beserta prioritasnya, serta memperoleh dan mengalokasi sumberdaya pada setiap program agar sasaran tercapai efektif dan efisien.
Fungsi pelaksanaan kegiatan merupakan tingkatan terbawah dari proses manajemen dalam suatu organisasi, tetapi justru merupakan bagian terdepan. Fungsi inilah yang pelaksanaanya merumuskan sasaran sesuai bidangnya. Rumusan ini sebagai masukkan bagi proses penyelengaraan fungsi pada tingkat strategis dan taktikal dan mewujudkan sasaran-sasaran berdasarkan program dan Anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Kondisi lingkungan yang dihadapi lebih cenderung bersifat pasti dan fisikal. Tujuan utamanya adalah efisiensi pengunaan sumberdaya, baik dengan cara “minimizing cost” dalam upaya mencapai target tertentu, atau “minimizing output” dalam memanfaatkan sumberdaya yang telah tersedia.
Dapat dipahami jika untuk melaksanakan fungsi ini, para personil dituntut memiliki pemahaman dan mampu mengaplikasikan berbagai pengetahuan serta metode efisiensi, antara lain ekonomi dan riset operasi, disamping pengetahuan spesifik sesuai bidangnya jika organisasi menginginkan kinerja yang tinggi. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi (TI), pemanfaatan peralatan komputer dan komunikasi sebagai sarana bantu dalam melaksanakan pekerjaan bagi awak organisasi pada tingkat ini, kemampuan ini akan sangat berperan dalam menunjang keberhasilan tugas. Organisasi yang didasari knowledge menuntut setiap awak organisasi untuk akrab dengan teknologi terutama TI.
Pertanyaan yang muncul adalah bagaimana menciptakan awak organisasi yang demikian kemampuannya. Untuk memenuhi kebutuhan pengawakan bagi tiap tingkatan fungsi organisasi, harus dilakukan pembelajaran atau “learning”. Organisasi modern masa kini dikembangkan agar memiliki budaya “learning organization”. Proses pembelajarannya dapat bersifat informal maupun nonformal. Tanpa proses pendidikan formal, profesionalisme seseorang akan tetap semakin meningkat (bila diukur dari tingkat produktivitasnya) sejalan dengan pengalaman ia bekerja. Sedangkan, meningkatkan profesionalisme melalui pendidikan formal, lebih signifikan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar