1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.

1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis

Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok.

Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima.

Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor).

Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju.

2. Pengiriman Surat

Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat keluar. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat keluar.

Nomor	Tanggal	Dikirim Kepada	Hal	Lampiran	Keterangan

Sebelum surat itu dikirim, petugas pengirim surat hendaknya melakukan pengecekan kembali dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor,tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah lengkap.

b. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat.

c. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan sebagainya.

d. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas dan cap dinas.

e. Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos.

f. Saat mengirimkan surat kepada suatu instansi, seorang caraka hendaknya meminta tanda terima dari PNS penerima surat sebagai tanda bukti bahwa surat tersebut telah dikirimkan ke tempat tujuan.

Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi, surat juga dapat dikirim melalui faksimile, teleks, radiogram, surat kawat, dan sejenisnya. Surat-surat yang dikirim dengan cara demikian, tidak memerlukan sampul surat. Surat-surat yang bersifat rahasia, sebaiknya tidak dikirim melalui cara ini.

NDANYANGAN

     Sebuah desa yang dulu banyak penghuni ghaib, karena saking banyaknya akhirnya desa itu disebut atau di beri nama desa ndanyangan.

     Penghuni desa tersebut atau warga dulu tidak banyak seperti sekarang ini, hanya beberapa warga yang ada tidak tau bagaimana asal usul desa atau nama desa tersebut. Meskipun begitu desa ndanyangan adalah desa yang aman, tidak ada kebisingan , hanya saja smua itu bermula pada saat ini . kalau dulu banyak hal hal aneh yang ada. Mungkin karna belum padat penduduknya sehingga banyak hal hal aneh yang terjadi.

      Saat ini warga desa  ndanyangan mendirikan kegiatan-kegiatan yang baik untuk dilestarikan, seperti kelompok wayang, jatilan, reog, rasulan dan sekelompok merpati putih.

       Merpati putih merupakan kegiatan debus , akrobatik , srinten dan pertunjukan lain yang masih banyak pemuda , baik kelas atas, menengah maupun bawah. kegiatan ini tidak hanya diikuti oleh orang tua saja , namun anak anak dan para remaja pun ikut serta .

Tidak hanya warga desa ndanyangan saja , namun desa desa lain juga ikut serta dan tertarik untuk mengikuti kegiatan tersebut.

     Sedangkan reog didesa ndanyangan merupakan nkegiatan yang sudah lama ada. Biasanya kegiatan ini dipertunjukkan pada saat rasulan maupun hari hari besar lainhnya . Tempat latihan reog dilaksanakan dibaqlai desa Ndanyangan . Kegiatan tersebut membuat bangga warga Ndanyangan dan akan dilestarikan.

Sejarah Air Terjun Coban Rondo di Malang 

>>>Jawatimur<<<

 

kisah di balik air terjun Coban rondo,

bermula dari sepasang pengantin yang baru saja melangsungakan pernikahan.Mempelai wanita bernama Dewi Anjarwati dari Gunung Kawi, sedangkan mempelai pria bernama Raden Baron Kusuma dari Gunung Anjasmoro.Setelah usia pernikahan mereka menginjak usia 36 hari atau disebut selapan(bahasa jawa).Dewi Anjarwati mengajak suaminya berkunjung ke Gunung Anjasmoro,yang merupakan asal dari suami namun orang tua Anjarwati melarang kedua mempelai pergi karena usia pernikahan mereka baru berusia 36 hari atau disebut selapan.Namun kedua mempelai tersebut bersikeras pergi dengan resiko apapun yang terjadi di perjalanan.

 

        

          Ketika ditengah perjalanan keduanya dikejutkan dengan adirnya Joko Lelono,yang tidak jelas asal-usulnya.Nampaknya Joko Lelono terpikat dengan kecantikan  dewi Anjarwati,dan  berusaha merebutnya.Akibatnya perkelahian antara Joko Lelono dengan Raden Baron Kusumo tidak terhindarkan kepada para pembantunya atau juga disebut punokawan yang menyertai kedua mempelai tersebut,Raden Baron Kusumo berpesan agar Dewi Anjarwati disembunyikan di suatu tempat yang terdapat di coban atau air terjun.Perkelahian antara Raden Baron Kusumo dan  Joko Lelono berlangsung seru dan mereka berdua gugur.Akibatnya Dewi Anjarwati menjadi seorang janda yang dalam bahasa jawa disebut Rondo.Sejak saat itulah coban atau air terjun yempat bersembunyi Dewi Anjarwati dikenal dengan COBAN RONDO.Konon batu besar di bawah air terjun merupakan tempat duduk sang putri yang merenungi nasib.

(((MASALALU)))

              Setiap orang pasti memiliki alasan tersendiri untuk melupakan masalalunya, terkadang melupakan masalalu adalah hal yang sangat tidak ataupun kurang menyenangkan, dikala pengalaman itu sulit untuk dilupakan baik suram maupun pengalaman yg membuat atau menjadikan sumber inspirasi bagi diri kita masing – masing. Dan setiap permasalahan pasti ada lekuk perbedaanya, dimana terdapat permasalahan yang menyenangkan , menyedihkan maupun memilukan .

          Seseorang melupakan masalalu bukan karna keegoisan maupun kecemburuan semata namun berdasarkan pengalaman yang dirasa tidak patut untuk disimpan dalam memori ingatan, kecuali pengalaman yang menyenangkan dan menggembirakan .

          Hal ini ku rasakan sendiri dimana aku harus melupakan masalaluku yang benar – benar risih untuk ku simpan dalam memori indahku,,,,,,

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB SEKERTARIS

          Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai perangkat  teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.

         Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

Peran startegis  yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.

           Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan  informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.

            Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)

Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan

Gunung Kidul, Sejarah, asal-usul, dan yang berhubungan

Wilayah Gunung Kidul Jogja ini banyak menyimpan sejarah dan misteri terpendam, Untuk informasi tentang Gunung Kidul penting lainnya baca disini :id.wikipedia.org/wiki/Kabupaten_Gunungkidul

Adanya sebagian pelarian dari Majapahit yang kemudian menetap di Gunungkidul, diawali dari Pongangan Nglipar dan Karangmojo, maka perkembangan penduduk di Kabupaten Gunungkidul pada waktu itu cepat di dengar oleh Raja Mataram Sunan Amangkurat Amral yang berkedudukan di Kartosuro. Pada saat itu Sang Raja langsung mengutus Senopati Ki Tumenggung Prawiropekso agar membuktikan kebenaran berita tersebut. Setelah datang ke Gunungkidul, ternyata benar bahwa di Gunungkidul telah banyak dihuni orang-orang pelarian dari Majapahit, antara lain Ki Suromejo.

Tumenggung Prawiropekso kemudian menasehati pada Ki Suromejo untuk meminta ijin dulu dengan Raja Mataram di Kartosura,karena daerah ini termasuk wilayah kekuasaan Raja Mataram. Namun tidak digubris, sehingga menimbulkan perselisihan. Perselisihan itu menyebabkan Ki Suromejo dan keluarganya,yaitu Ki Mintowijoyo,Ki Poncobenawi,Ki Poncosedewa (anak menantu) terbunuh, dan Ki Poncodirjo akhirnya menyerahkan diri. Oleh Pangeran Sambernyowo.

  

Ki Poncodirjo diangkat menjadi Bupati Gunungkidul I, namun tidak lama menjabat. Dikarenakan adanya penentuan batas daerah Gunungkidul antara Sultan dan Mangkunegaran II pada tanggal 13 Mei 1831,maka Gunungkidul yang dikurangi Ngawen sebagai enclave Mangkunegaran telah menjadi daerah kabupaten.

Menurut buku “PEPRENTAHAN PROJO KEJAWEN” karangan Mr.Raden Mas Suryadiningrat,berdirinya Kabupaten Gunungkidul yang telah memiliki sistem pemerintahan itu, ternyata bersamaan dengan tahun berdirinya daerah-daerah lain di wilayah Yogyakarta, yaitu setahun setelah selesainya perang Diponegoro. Perbedaan yang ada hanyalah untuk pemberian sebutan kepada para pengageng atau penguasa, seperti untuk daerah Denggung yang sekarang Sleman, kemudian daerah Kalasan serta daerah Bantul dengan sebutan Wedono Distrik,sedang untuk wilayah Sentolo dan Gunungkidul dengan sebutan Riyo.

  

Untuk Kabupaten Gunungkidul,setelah melalui berbagai upaya yang dilakukan oelh panitia untuk melacak Hari Jadi Kabupaten Gunungkidul yang dibentuk pada tahun 1984,baik yang terungkap melalui fakta sejarah,penelitian dan pengumpulan data dari tokoh masyarakat berhasil menyimpulkan bahwa hari lahir Kabupaten Gunungkidul adalah Hari Jumat Legi tanggal 27 Mei 1831 atau Tahun Jawa 15 Besar Tahun Je 1758.Untuk nama Wonosari telah banyak naskah yang menulis "Babat Alas Nangka Dhoyong" yang mampu menjelaskan asal-usul nama "Wana Asri", kemudian menjadi "Wanasari" atau sekarang umumnya telanjur disebut dengan "Wonosari".